Choix du lieu idéal à Paris pour vos événements d’affaires
L’organisation d’un évènement d’affaire peut être fastidieuse et complexe. Parmi toutes les décisions à prendre, la sélection du lieu idéal fait partie des plus importantes. Certaines entreprises, comme le groupe Formeret à Paris, sont spécialisés dans la location de biens immobiliers et de salles de réunions pour organiser plus facilement vos évènements.
Comment choisir le lieu idéal ?
Pour organiser plus facilement votre évènement d’entreprise, et trouver rapidement le lieu idéal, vous pouvez vous appuyer sur différents critères et étapes de recherche.
Définir vos besoins
Le lieu de réception de votre évènement doit dépendre de vos besoins et de ceux des participants. Définissez les différents objectifs de votre évènement, le nombre de participants, ainsi que les activités que vous désirez organiser. Cela réduira déjà considérablement la liste des lieux de réception.
La localisation et l’accessibilité
Le lieu de réception doit être facilement accessible pour les participants, soit par la route, soit grâce à des transports en commun. Le temps de trajet et la présence d’une aire de stationnement sont aussi des éléments à prendre en compte. Généralement, il est conseillé de privilégier un lieu central et desservi par le bus, le tram ou le métro.
La capacité d’accueil
La configuration et la taille du lieu de réception conditionneront le succès de l’évènement. Il faut donc considérer le nombre de participants, mais aussi le type d’évènement et d’activités que vous allez proposer. Est-ce un évènement où vos convives seront debout, assis, ou les deux ? Faut-il une salle, ou est-ce que plusieurs seront nécessaires ? Les animations prévues nécessitent-elles la présence d’une scène ? d’un bar ? d’un extérieur ?
Le style et l’ambiance
Le lieu de votre évènement doit refléter l’image de votre entreprise, et correspondre à l’atmosphère et à l’ambiance que vous voulez créer pour cet évènement. Par exemple, dans le cas d’un lancement de produit ou d’une conférence, choisissez un lieu professionnel et élégant. Au contraire, pour une retraite d’équipe ou un atelier créatif, optez plutôt pour un endroit plus décontracté.
Les équipements nécessaires
Si vous avez besoin d’équipements particuliers (rétroprojecteur, micro, écrans, réseau internet, etc.), n’hésitez pas à vérifier que le lieu choisi en est muni, ou que vous pourrez le personnaliser en fonction de vos besoins.
Le budget
Le coût du lieu de réception est un point très important à considérer pour faire votre choix. En effet, il est primordial de respecter votre budget. Vérifiez les tarifs des différents lieux de réception qui correspondent au reste de vos critères, et assurez-vous que ceux-ci correspondent au budget que vous pouvez consacrer à l’organisation de votre évènement d’affaire. Toutefois, si vous avez trouvé le lieu idéal mais que celui-ci dépasse un peu votre budget, vous pouvez toujours tenter de négocier afin d’obtenir un prix plus avantageux.
Les services complémentaires
Certains lieux proposent des services complémentaires, comme un lieu de restauration, un service de conciergerie, ou encore un accès à des activités de loisirs (mini-golf, escape game, piscine, etc.). Si ces services sont pertinents au regard du type d’évènement que vous souhaitez organiser, ils pourraient représenter une valeur ajoutée pour celui-ci.
Un service de restauration
Veillez à ce que le lieu de réception soit muni d’un espace de restauration si cela est nécessaire : par exemple, si vous projetez de rester une journée entière en incluant le temps de midi. De plus, cela sera utile si vous voulez organiser un brunch, un banquet, ou encore un cocktail dinatoire. Vous pouvez aussi prévoir un déjeuner d’affaire plus formel si votre lieu de réception est muni d’un espace de restauration. De plus, lorsqu’il est possible de se restaurer sur place, cela évite une perte de temps, un surcoût et des déplacements.
